Письмо подтверждение отмены бронирования в гостинице. Подтверждение бронирования номеров в гостинице

18.09.2012 17:58

Вы подобрали тур и отправили заявку на бронь туроператору? Тогда давайте поговорим о сроках подтверждения бронирования .

Обычно этот процесс занимает от 1 до 3 суток. Все зависит от страны и туроператора, которые выбрал ваш клиент. При бронировании тура обязательно предупредите клиента, что подтверждение может занять некоторое время и не стоит паниковать, если заявка не была одобрена туроператором сиюминутно.

Некоторые ТО предоставляют туры с моментальным подтверждением. Поясним: в рамках самых популярных направлений туроператоры выкупают места в отелях и на рейсах авиакомпаний. И когда вы отправляете заявку именно на такой тур, подтверждение приходит в течение 10−20 минут.

Если же ТО не обзавелись выкупленными местами, то подтверждение тура происходит следующим образом: туроператор отправляет запрос о наличии мест в авиакомпанию, затем у принимающей стороны (компании, которая уже на месте связывается с отелями) или отеля напрямую уточняет, есть ли у них свободные номера. Только после получения ответов на все вопросы ТО сообщает вам о результате: подтверждает или отклоняет вашу заявку. Вот почему процесс подтверждения бронирования может занять несколько дней.

Чтоб купить тур на завтра мне пришлось ехать в брендовое турагенство (аннекстур-аннекс шоп) покупать через них (оплата картой была без комиссии, кстати), минуя систему workle. В автоматическом поиске workle тура естественно не было;).
А жаль. было бы удобно забронировать через инет, оплатить картой в инете, распечатать документы (или получить их в аэропорту)

Эта статья вам поможет узнать:

Почему так долго нет подтверждения брони?
Что делать, если долго нет подтверждения брони?

Принято считать, что задержка бронирования происходит по вине турфирмы. Якобы сотрудник турфирмы что-то не так сделал, или вообще не забронировал тур (хотя и такое может случиться, выбирайте надежные турфирмы). Но, друзья, на самом деле это не так. Если долго не подтверждают отель или авиабилеты, то не стоит винить в этом турфирму. Давайте посмотрим, почему так происходит.

Вообще, подтверждение тура (авиабилетов и отеля), как правило, происходит в течение суток. Если вы сегодня забронировали тур, то уже завтра, скорее всего, сотрудник турфирмы позвонит вам и подтвердит наличие брони.

Иногда на практике бывают ситуации, когда подтверждения брони приходится ждать 1-3 суток, а по некоторым турам – до 1 недели.

Чтобы понимать, почему долго нет подтверждения брони, либо долго не подтверждают отель или авиабилеты, нужно знать:

Как происходит бронирование?
Из каких действий оно состоит?
Сколько времени тратится на каждое действие?

Почему долго не подтверждают тур?

Большая разница в часовых поясах (например, )
Нерасторопность персонала некоторых отелей, курортов, компаний
Отдаленная дата вылета, которая не требует оперативного подтверждения
Форс мажоры принимающей стороны (отеля)

Если же хочется узнать, что, как и почему…

Итак, давайте прямо сейчас посмотрим всю цепочку действий и найдем те причины, почему ваша заявка долго не подтверждается.

Как происходит бронирование?

Сотрудник турфирмы заводит заявку, после чего она автоматически попадает в базу данных туроператора. Это действие занимает примерно около 10 минут (в зависимости от сложности заявки). Следующим шагом туроператор подтверждает нам авиабилеты (если они у него есть в наличии), а также отсылает запрос в отель, чтобы узнать о наличии свободных мест в отеле. Отель присылает туроператору ответ, а туроператор – турфирме. Вот и все, казалось бы…

Как мы видим, бронирование – это определенная цепочка действий, которая занимает какое-то время. Наш с вами вопрос заключается в том, почему же так долго происходит подтверждение брони. Почему приходится ждать часами, а то и днями? Где слабое звено?

Одна из причин – большая разница в часовых поясах. Давайте для примера представим, что вы покупаете тур в Доминикану. Сотрудник турфирмы завел заявку, заявка тут же попала туроператору, туроператор тут же отправил запрос в отель Доминиканы. Все это произошло в течение 1 часа. Но что же дальше?

А дальше заявка пришла в отель Доминиканы, но в Доминикане в это время ночь и все спят. Когда там наступит утро, работники отеля увидят заявку, проверят наличие мест и (в течение дня!) отправят подтверждение обратно туроператору. Но не тут-то было! Дело в том, что туроператор получает это подтверждение уже к концу рабочего дня, или даже на следующий день. А ведь вы ждете уже двое суток.

Если персонал отеля будет расторопен, то через 2 суток вы получите подтверждение. Но жители Доминиканы привыкли к спокойному размеренному образу жизни, и для них – совсем не обязательно спешить с подтверждением.

А это уже 3 суток!

Есть еще другая причина, почему ваш тур так долго не подтверждается. Это отдаленная дата вылета. Другими словами, отель в первую очередь будет подтверждать самые близкие даты, и уже потом все более отдаленные. Кому-то из туристов нужно заселяться через 5 дней, кому-то через 15, а кому-то через 3 месяца. Приоритеты работников отеля очевидны!

Кроме перечисленных причин есть еще один возможный вариант развития событий, который повлияет на то, как долго будут подтверждать ваш тур. Мы в легком затруднении, какое точное название ему придумать. Это что-то вроде индивидуальных событий или особенностей. Давайте попробуем пояснить на конкретном примере.

Расскажите об этом сейчас

Письмо, подтверждающее бронирование номера, содержит намерение обеих сторон, а именно - принимающей стороны (отеля) и приезжего (гостя) соответственно предоставить или воспользоваться связанными с проживанием услугами. В письме-подтверждении четко оговаривается количество суток проживания, стоимость номера, тип номера, количество приезжающих (гостей). Письма-подтверждения, как правило, содержат следующие данные:

Дата и время прибытия.

Стоимость и тип номера.

Период проживания в отеле

Количество гостей в группе.

Тип бронирования: с гарантией или без гарантии.

Номер подтверждения.

Кроме того, письма-подтверждения могут содержать информацию касательно дополнительного подтверждения, возможного изменения дат, отмены бронирования.

Информация по подтверждению/отмене бронирования

Центральная система бронирования может предоставлять номера бронирования и номера отмены брони. Эти номера заносятся в информационную систему гостиницы во избежание возникновения несоответствий, связанных с бронированием или отменой бронирования. Подобные номера могут служить доказательством, что факт бронирования/отмены бронирования действительно имел место. В случае отмены предварительного бронирования, гость освобождается от уплаты всех связанных с этим сборов, в противном случае не исключается возникновение проблем, связанных с доказательством факта «ноу-шоу».

Ведение учета бронирования

В некоторых случаях, даже при соблюдении порядка процедуры бронирования, внесение изменений в регистрационные журналы является необходимым. Например, при поступлении запроса от клиента на изменения в датах/сроках, в этих случаях необходимо внести нужные изменения.

Изменения заявки негарантируемого бронирования

В большинстве случаев, предпочтение отдается негарантируемому бронированию: как правило, приезжающие в гостиницу успевают воспользоваться бронью до наступления часа отмены бронирования

Однако, если потенциальный клиент гостиницы, забронировавший номер, без гарантии осознает, что прибытие в отель ранее часа отмены бронирования не представляется возможным (по причине задержки авиарейса, неблагоприятных погодных условий), он прибегает к изменению статуса бронирования, и бронирует номер с гарантией. Агенты по бронированию, обрабатывающие подобные изменения в статусе бронирования, должны придерживаться правил распорядка гостиницы. Действия, предпринимаемые в таких случаях, указаны ниже:

Получение информации относительно имени клиента и данных по негарантированному бронированию.

Получение данных по кредитной карточке клиента, ее номеру и дате истечения срока, проверка этой информации.

Предоставление клиенту нового номера подтверждения бронирования.

Заполнение формы по изменению статуса бронирования с соблюдением всех необходимых в этом случае имущественных норм, если таковые имеются.

Дата отмены	Источник отмены	Дата предполагаемого прибытия	Номер отмены бронирования

Консульства требуют для получения Шенгена бронирование авиабилета в обе стороны. Для самостоятельного туриста это неудобно: не всегда известна дата и страна возвращения, в визе могут отказать. И если бронь гостиницы можно легко сделать через Букинг и отменить, с авиабилетами дела обстоят сложнее. Разберёмся, как сделать бронь авиабилетов без оплаты для визы, или снизить расходы до минимума.

В визовом кодексе ЕС чётко указано, что для оценки намерения покинуть страны Шенгена, достаточно предоставить обратный билет, билет на круговую поездку или бронирование таких билетов.

Бронирование не подразумевает оплату билетов. Но срок действия брони на самолёт мал, чтобы успеть получить визу. Хватит ли брони на сутки для получения визы? Зададим этот вопрос ВЦ Испании и Италии.

Ответ ВЦ Испании:
Генеральное Консульство Испании рассматривает документы и принимает решение в течение 10 календарных дней с момента поступления документов в Консульство Испании в Москве. Каждое заявление на визу рассматривается в индивидуальном порядке. В связи с чем, срок принятия решения может варьироваться. В случае предоставления полного пакета документов, удовлетворяющих требованиям Консульства, срок принятия решения будет составлять 5 рабочих дней.
Бронь билетов должна быть действительной на весь период рассмотрения Ваших документов. Факт оплаты билетов для подачи документов на визу необязателен.
Обращаем Ваше внимание, что по испанской визе первая поездка обязательно должна быть в Испанию.
Для подачи документов на визу в Испанию, большее количество дней в поездке должно быть в Испании. Если в поездке Вы собираетесь посещать другие страны Шенгена, кроме Испании, необходимо предоставить все документы по пребыванию в этих странах и перемещению между странами и городами.

Ответ ВЦ Италии:
При подаче документов принимаются как оплаченные билеты на самолёт (оригиналы + ксерокопия), так и подтверждение об их бронировании.

Теоретически, визовый офицер может пробить наличие брони по номеру: позвонить в авиакомпанию или воспользоваться онлайн-сервисами. Но будет ли он это делать? При большом потоке заявок, маловероятно. Это подтверждается многочисленными отзывами туристов. Случаев, чтобы отказали в Шенгене из-за слетевшей брони ни у кого не было.

Некоторые даже умудряются получить визу с прошлогодней отредактированной бронью, или напечатать её самостоятельно. Такой способ мы не рекомендуем использовать, так как это намеренная подделка документов.

Какие способы работают?

Реальная покупка билета с полной оплатой, и дальнейший возврат.
Бронь через сайты авиакомпаний или посредников без оплаты.
Подтверждение другого вида транспорта.
Страховка от невыезда.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

Покупка и возврат билета

Самый надёжный способ, но большие расходы. Билет можно вернуть после получения визы. И иногда даже вернуть за него полную стоимость.

В соответствии с 108 статьёй воздушного Кодекса РФ, пассажир получает 100% оплаченной провозной платы, за исключением фактически понесённых расходов перевозчика. Если возврат делается менее чем за сутки до рейса, взимается неустойка до 25%. После принятия в 2014 году закона о невозвратных билетах, авиакомпании могут продавать на рейс до 30% билетов без возможности возврата средств.

Эти правила не действуют на зарубежные компании. Поэтому нужно внимательно изучать штрафы за возврат перед покупкой. Обычно дешёвые билеты нельзя вернуть, но такая возможность есть в бизнес-классе. Если в визе откажут, вы потеряете деньги и за билеты, и за консульский сбор.

В Аэрофлоте полностью возвратные тарифы линейки Премиум:

Премиум-Бизнес;
Премиум-Комфорт;
Премиум-Эконом -за исключением тарифов YPXRTRF/YPXOWRF на Симферополь;
Тарифы ОПТИМУМ - возврат со штрафом от 50 до 200 евро/долларов;
Тарифы Бюджет и Эконом - невозвратные (включая таксы и сборы).

Подробные условия возврата на официальном сайте Аэрофлота .
Если вы решите купить возвратный билет, оплачивайте наличными - на карту деньги идут дольше.

Чтобы обезопасить себя - можно купить страховку от невыезда, которая будет защищать от отказа в визе. Искать такую нужно в авиакомпании, чтобы она работала без пакетного тура.

На есть дополнительная услуга возврата билета за 9% его стоимости. Даже если по правилам авиакомпании билеты невозвратные, всё равно можно вернуть до 90% стоимости. Часть денег возвращается на накопительный счёт OneTwoTrip для дальнейших покупок.

За комиссию 9% можно вернуть до 90% стоимости билета. Невозвратная часть суммы возвращается на счёт в сервисе.

Некоторые авиакомпании делают возврат при отказе в визе (KLM, МАУ).

Бронь без оплаты

Без проблем можно забронировать билет на 1 сутки, при покупке выбрав способ оплаты в офисе или банковским переводом. Этого хватает, чтобы получить реальную распечатку брони и отдать её в консульство. Можно найти бронь даже на 10 дней. Если поставить её прямо перед оформлением визы, этого должно хватить на момент возможной проверки документов консулом.

Нужно понимать, что долгая бронь не гарантируется. Иногда её снимают, если до вылета остаётся мало времени, или есть желающие купить это место. В некоторых сервисах и авиакомпаниях есть услуга платного бронирования, это более надёжный вариант.

Где бронировать

- На за 200 рублей можно продлить бронь на 7 дней.

Бронь на 7 дней за 199 рублей.

- Через Агент.ру - на некоторые рейсы доступна отложенная оплата бронирования на 7-10 дней. Нужно зарегистрироваться на сайте.

На видео показано, как работать с Агент.ру (с 4 минуты) и получить распечатку билета:

- - бронь доступна, если вы зарегистрированы и уже покупали билеты через сервис. Можно получить бронирование на несколько дней, выбрав способ оплаты наличными.

Бронирование через AWAD.

- Через Турецкие авиалинии - отложенная оплата на 10 дней, данные банковской карты вводить не нужно.

При этапе оплаты билета на Турецких авиалиниях выберите отложенную оплату и резерв.

Airfrance.ru - услуга «Время на раздумья» за 5 или 15 евро. Бронь и тариф замораживаются до 7 дней. Для младенцев и пассажиров первого класса услуга бесплатна.

На многих сайтах в распечатке указывается, что бронирование не оплачено. Если консульство не требует оплачивать билет, стирать эту надпись необязательно. В остальных случаях можно получить более «солидную» распечатку со сторонних сервисов:

Пробивать бронирование нужно во всех сервисах, они работают с разными базами. В каком-то одном из них бронь должна найтись. Если нигде нет, попробуйте забронировать билет повторно, либо сменить рейс/авиакомпанию.

Ещё один вариант - получить долгую бронь без оплаты для визы через туристическое агентство за дополнительную плату или через знакомых.

Подтверждение другого вида транспорта

Не обязательно добираться в Европу на самолёте. Другие способы подтверждения транспорта:

- При автомобильном путешествии: маршрутный лист в свободной форме (с описанием плана поездки на каждую дату с отелями и городам), свидетельство о регистрации ТС, водительское удостоверение. Можно приложить бронь билета на паром.

Бронирование билета на паром из Санкт-Петербурга в Финляндию.

Ж/д транспорт: РЖД возвращает полную стоимость билета на поезда ближайшего зарубежья. Подробные условия возврата на сайте РЖД .
Комбинированный вариант: покупка билета на поезд до Вильнюса, затем билет на самолёт лоукостером Ryanair в нужное место (30-50 евро). Билет на поезд возвращается, на самолёт либо сгорает, либо переоформляется под удобную дату и направление.

Что говорят авиакомпании

Мы задали вопрос популярным авиаперевозчикам о возможности бронирования билета для получения визы без оплаты, максимальном сроке брони и комиссиях за возврат билета.

S7 Airlines:
На такой длительный срок (10 дней) бронирование билета без оплаты создать нельзя.
Вы можете либо:
1) Оформить авиабилет по тарифному плану «Стандарт», по которому возможно оформить возврат без удержаний.
Ознакомиться с правилами применения по каждому из тарифов (условия возврата/перебронирования) Вы можете, перейдя по ссылке:
http://www.s7.ru/home/info/fares.dot
2) Также Вы можете приобрести билет с дополнительной страховкой Трэвел, которая предусматривает риск «Отказа в визе».
Данный страховой полис подходит для индивидуального путешествия. Страховой полис можно добавить при покупке билетов на сайте www.s7.ru.
Более подробная информация:

В случае отказа в визе стоимость возвращается полностью, если соблюдены следующие условия:
Дополнительную информацию Вы можете найти на нашем сайте: http://klmf.ly/1j78W3T .
Если Вы решите купить билет до получения визы, необходимо убедиться, что правила тарифа позволяют вносить изменения. Эта информация доступна у нас на странице поиска билетов – после того как будут выбраны рейсы туда и обратно.
Мы также можем создать для Вас бронирование, но оно будет активно только в течение 3-х дней. В принципе, обычно, этого достаточно для подачи документов в посольство.

ЮТЭЙР:
Вы можете произвести бронирование билетов в любом агентстве по нормальному тарифу экономического класса (Y), для которого предусмотрено самое длительное время, до которого нужно оформить билет. После подтверждения визы вы можете купить билеты на сайте Авиакомпании по минимальному доступному тарифу. На сайте Авиакомпании не удерживаются агентские сборы.
Первую бронь нужно будет аннулировать, позвонив в агентство.
В случае возврата билета из-за отказа в выдаче визы возврат вынужденным не считается. Если вы купите невозвратный билет, то вся сумма по билету не возвращается.

Аэрофлот:
По данному вопросу обратитесь к операторам Колл-центра и сообщите им, что Вам нужна бронь для посольства.
Бронирование бесплатное.

По запросу Колл-центр Аэрофлота может увеличить срок брони для визы до 7 дней. За исключением промо-тарифов, или если до вылета остаётся менее недели. Также бронь с печатью можно получить в офисе/кассе Аэрофлота.

На этом всё. Мы показали много легальных способов получить визу с неоплаченной бронью. Не нужно рисковать и подделывать документы, что-то редактировать. Делитесь в комментариях, какой способ вы выбрали и куда удалось получить визу.

Бронь отелей является одним из самых главных документов для оформления шенгенской визы.

В этом посте разберем как для визы забронировать отель без оплаты с легкими условиями отмены, можно ли бронировать апартаменты и в каких случаях отменять бронь отеля, с которым Вы получили визу, ни в коем случае нельзя.

Брони отелей или другого жилья должны закрывать все ночи пребывания в шенгене — это основное требование к брони жилья, которые Вы будете подавать на оформление шенгенской визы.

Если же у Вас на ночь планируется трансфер из одного города в другой, то вместо брони жилья нужно предоставить бронь билета на этот транспорт . Предоставить бронь автомобиля в качестве подтверждения места для ночевки, к сожалению, нельзя.

В большинстве консульств разрешено подавать неоплаченную бронь отеля, в некоторых просят оплатить от 50% до 100% стоимости жилья (Польша, Словакия, Словения, Латвия). Чтобы знать наверняка, уточните этот момент на сайте консульства или визового центра той страны, шенгенскую визу которой Вы хотите оформить.

Какая информация обязательно должна быть в брони отеля на шенгенскую визу?

В брони отеля для визы должны быть указаны все имена всех соискателей шенгенской визы.

Также должны быть указаны данные о месте проживания, то есть реквизиты самого отеля или апартаментов, такие как: название, адрес, индекс, телефон и e-mail.

Где можно сделать бронь отеля для шенгенской визы?

Консульства шенгенских стран спокойно принимают брони отелей от всех известных поисковиков жилья, таких как Ostrovok.ru, RoomGuru, ну и, конечно же, Booking.com .

Бронировать отели для шенгенской визы удобнее через сайты-метапоисковики жилья. Например, Hotellook осуществляет поиск не среди отелей, а среди поисковиков жилья. И если, например, на Booking.com Вы найдете отель по одной цене, то на Hotellook Вы сможете сравнить эту цену с другими поисковиками.

Преимущества аренды апартаментов вместо бронирования отелей очевидны:

цена на аренду квартиры обычно процентов на 20-30% ниже, чем аналогичного по уровню сервиса номера в отеле
можно посмотреть, где живут обычные европейцы, тем самым лучше влиться в культуру того места, которое Вы собираетесь посетить

Но есть и недостатки :

оплатить апартаменты нужно заранее

При бронировании апартаментов через AirBNB деньги с Вас спишут сразу. Варианты с бронированием жилья без оплаты тут не предусмотрены. Поэтому стоит выбирать жилье, у которого не предусмотрены штрафные санкции за отмену брони. В этом случае при аннулировании деньги Вам вернут в полном объеме.

времени на заселение/выселение может уйти намного больше, чем при аналогичных процедурах с отелем

Как забронировать отель без оплаты?

Как получить бронь отеля без оплаты будет показано на примере сервиса hotellook.ru . Алгоритм действий при аренде апартаментов для шенгенской визы аналогичен тому, что будет описан ниже.

01. Введите в форму поиска город прибытия и даты поездки, затем нажмите на кнопку «Узнать цены» .

02. Когда Вам покажут результаты по вашему запросу, сразу отсортируйте выдачу по цене. Блок цен находится справа, почти в самом начале результатов выдачи.

03. Далее листаем в самый конец страницы и в разделе справа «Опции номера» отмечаем «Бесплатная отмена».

04. После этого автоматически сформируется новая страница выдачи по вашим результатам. Теперь можно переходить к поискам подходящего для Вас отеля. Когда Вы его найдете, нажмите на кнопку «Бронировать» и переходите на сайт поисковика, чтобы завершить бронирование.

05. Обязательно проверьте, до какого числа действует «Бесплатная отмена», чтобы при необходимости успеть отменить бронь без штрафных санкций. Это особенно актуально тем, кто собирается оформлять шенгенскую визу незадолго до поездки.